אופן ספייס בהייטק: אזורים, שקט ועמדות שמחזיקות מראשון עד חמישי
עמדות, אזורים ואקוסטיקה שמתוכננים כמערכת אחת – לאופן ספייס ישראלי שצריך לעבוד בימי שני ושלישי, כשכולם מגיעים, ולעמוד בתקנות כל יום.
האופן ספייס הישראלי נולד בהייטק, ובמשך שנים נמדד בסרגל אחד: כמה עמדות נכנסות בקומה. את התוצאה מכירים כל מי שישבו בעמדות האלה – רעש, אין לאן ללכת עם הטלפון, חדרי ישיבות תפוסים על ידי אדם אחד בשיחת זום. מאז שהעבודה ההיברידית התבססה, חברות צמצמו שטחים וצריכות להכניס יותר פונקציות לפחות מטרים. תקנות הבטיחות עדיין קובעות את המינימום, אבל אופן ספייס שעומד רק במינימום הוא לא מקום שעובד חוזר אליו מהבית ברצון – ובשוק עבודה שבו המועמדים משווים משרדים, זה נחשב. ההבדל בין חלל שעובד לחלל שמתלוננים עליו נמצא במה שמקיף את השולחן: בארונות שמחלקים את החלל, במשטחים בולעי קול איפה שמדברים, בחדרים הקטנים במרחק כמה צעדים מכל עמדה, ובלוקר שנותן לעובד בלי שולחן קבוע מקום משלו.
עמדת עבודה היא מערכת: שולחן, כיסא משרדי ארגונומי, אקוסטיקה, אחסון וחלוקה לאזורים מתוכננים ביחד, לא בזה אחר זה. לקצב העבודה הישראלי דרישות משלו. השבוע מתחיל ביום ראשון, שני ושלישי מלאים, חמישי מתרוקן אחרי הצהריים – אופן ספייס שעובד רק בתפוסה ממוצעת נכשל שלושה ימים בשבוע. השמש היא יתרון ובעיה: חזיתות הזכוכית של הרצליה פיתוח ורמת החייל הופכות את העמדות ליד החלון לבלתי שמישות אחר הצהריים בלי הצללה, והמיזוג עובד כל השנה ומייבש את האוויר. הפסקת הקפה של עשר, המנה של ארוחת הצהריים שמגיעה במשלוח והממ"ד שמשמש גם כחדר שקט הם חלק מהתכנון, לא תוספת אליו. תכנון טוב לוקח את כל זה בחשבון לפני שמציירים את השולחן הראשון.
La Mercanti מתכננת סביבות עבודה עם ריהוט מערכתי איטלקי שנבנה לעשר שנות שימוש יומיומי. שלחו לנו את התוכנית, מספר העובדים והחלוקה לימי משרד – נחזור עם תוכנית אזורים שנקודת המוצא שלה היא שקט.
השראה
שאלות נפוצות
כמה מטרים רבועים לעמדה מתכננים כדי שיהיו באופן ספייס אזורים ולא רק שולחנות?
בין 10 ל-12 מטרים רבועים לעמדה, כולל מעברים, אחסון וחלק יחסי מהאזורים המשותפים. התקנות קובעות שטח ונפח מינימליים לעובד, אבל המינימום הזה מתייחס לעמדה עצמה ולא משאיר מקום לתאי טלפון, שולחנות לעבודת צוות וארונות שמחלקים את החלל. מתחת ל-8 מטרים לעמדה החלל נהיה צפוף לא משנה מה איכות הריהוט, וכל שיחה הופכת לשיחה של כולם. בעבודה היברידית אפשר לצמצם את מספר השולחנות לכ-70 אחוז ממספר העובדים, והמטרים שנחסכו לא צריכים לחזור לבעל הבניין אלא להיות מושקעים במה שחסר כמעט בכל אופן ספייס ישראלי: חדרים קטנים, עמדות ריכוז ומקומות לעמוד ולדבר. בדקו גם שאור טבעי מגיע לעמדות הריכוז, בתנאי שיש הצללה לאחר הצהריים של יולי.
איך מתכננים אופן ספייס לעבודה היברידית, כששני ושלישי מלאים וחמישי חצי ריק?
מתכננים לימים המלאים ומעצבים לימים הריקים. בראשון, שני ושלישי האופן ספייס חייב להכיל את כולם בלי שמישהו יעמוד; ברביעי ובחמישי אחר הצהריים אותו חלל לא צריך להיראות כמו אולם נטוש. הפתרון הוא שכונות: קבוצות קטנות של עמדות עם לוקרים משלהן ונקודת מפגש משלהן, שבהן הצוות מתאסף כשהוא במשרד, כך שהעמדות הריקות מתפזרות במקום להצטבר בקצה מת של הקומה. מערכת ההזמנות צריכה לעודד ישיבה ליד הקולגות, לא להקשות עליה. הציוד בכל שולחן – מסך, תחנת עגינה, טעינה – חייב להיות זהה בכל הקומה כדי שאף אחד לא יחפש עמדה טובה יותר. הלוקרים האישיים בשכונה הופכים שולחן משותף למקום שבאים אליו מהבית בלי תחושת ארעיות. וכיוון שימי המשרד של הצוותים נקבעים בפנים, כדאי לקבוע אותם כך שהתפוסה תתפזר על השבוע ולא תתרכז בתחילתו.
איך משיגים שקט באופן ספייס בלי נוהל שאף אחד לא אוכף?
נותנים לעיצוב לעשות את העבודה. כללים על לדבר בשקט ולצאת עם הטלפון עובדים כמה שבועות ונעלמים, כי אף אחד לא רוצה להעיר לקולגה מהשולחן ליד – ובתרבות ישראלית שבה כולם מדברים ישיר, זה עוד פחות עובד. החלל צריך להפוך את ההתנהגות הנכונה לקלה ביותר: תא טלפון במרחק עשרים צעדים הופך את ההליכה אליו לקלה יותר מלהישאר לשבת; שולחן שיחה בקצה האזור הופך את הקימה לטבעית כשהשיחה עוברת שתי דקות; עמדות הריכוז, הרחוקות ביותר מהמעברים וממכונת הקפה, מוגנות על ידי מרחק וארונות, לא על ידי שלטים. הממ"ד, שממילא קיים בכל קומה, הוא חדר שקט מוכן: קירות בטון, דלת כבדה, בידוד מצוין – חבל להשאיר אותו למחסן. הוסיפו משטחים רכים איפה שמדברים ותקרה שלא מחזירה קול. כשהעיצוב נכון, השקט נוצר מעצמו, והמעטים שעדיין מדברים בקול נשמעים על ידי כל האחרים.
מה תפקיד הארונות באופן ספייס מעבר להסתרת דברים?
הם המחיצה החשובה ביותר של החלל, ובוחרים אותם לעתים קרובות מדי אחרונים. מדפים וארונות בגובה המותן או מעט מעליו מחלקים את הרצפה לאזורים בלי לחסום אור, קוטעים את המעבר החופשי של הקול בחלל ונותנים לכל צוות קצה להישען עליו. ממוקמים נכון, הם משמשים בו זמנית גבול בין המעבר לעמדה, כך שלאף אחד אין תנועה מאחורי הגב. באופן ספייס עם שולחנות לא קבועים, הלוקרים לוקחים על עצמם את התפקיד שהיה לשולחן האישי: המקום למעיל, לתיק ולניירות, שהופך את העמדה המשותפת לנסבלת. ארונות שנבחרו עם גב בולע קול וגובה שמתאים לצורך של האזור בשקט פותרים שלוש בעיות בבת אחת. ארונות מקריים לאורך הקיר לא פותרים אף אחת. כדאי גם לבחור אחסון שאפשר להזיז ולהרכיב מחדש: אופן ספייס מתוכנן מחדש כל שלוש שנים, ואחסון שעובר איתו הוא חיסכון אמיתי.
איך מתכננים תאורה והצללה בבניין עם חזית זכוכית בהרצליה פיתוח או בתל אביב?
כפרק נפרד בפרויקט, לא כשורה בתוכנית החשמל. חזית זכוכית נותנת שתי בעיות: מאפריל עד אוקטובר עודף שמש וחום ליד החלון, כשהעמדות בחזית ריקות מאחת עשרה עד ארבע ומיזוג עובד קשה יותר, ובחורף שמש נמוכה שמשתקפת במסכים. תריסים חיצוניים או פנימיים עם החזרה גבוהה, מבוקרים לפי אזורים, מצילים את העמדות בחזית בקיץ ומורידים את עומס המיזוג. התאורה צריכה לעבוד בשכבות: כללית בלי סנוור, תאורת עבודה מתכווננת בכל עמדה, חמימה יותר באזורים החברתיים לעומק. המסכים מוצבים בניצב לחלונות. עמדות הריכוז ממוקמות בחזית, איפה שיש אור טבעי; חדרי הישיבות והפונקציות התומכות בפנים. את תוכנית התאורה וההצללה בודקים אחר צהריים ביולי, לא ביום הסיור בפברואר.
מה משמעות האוויר היבש של המיזוג לבחירת הריהוט?
יותר ממה שהקטלוג מספר. בבנייני משרדים בישראל המיזוג עובד כמעט כל השנה, והלחות היחסית בפנים נמוכה בהרבה מבחוץ; עץ מלא מתכווץ, פורניר שלא נתמך היטב עובד, וחיבורי דבק נבחנים. רהיט שלא נבנה למחזור הזה מראה את זה תוך כמה שנים: חיבורים שנפתחים, דלתות שמתעקמות, קנטים שמתקלפים. ברכש זה מתורגם לשלוש דרישות: מבנים עם פורניר משני צדי הלוח וחומרי ליבה יציבים, בדיקות ודרגות פליטה מתועדות בכתב מהיצרן לפני ההזמנה, ואחריות שמכסה את התנהגות המבנה בבניין ממוזג ולא רק פגמי ייצור. יצרנים איטלקיים מהשורה הראשונה מספקים לישראל עשרות שנים; ההבדל מיבוא זול לא נראה בשנה הראשונה – הוא נראה בחמישית, על כל שולחן.
איך מתכננים אופן ספייס בחמישה שלבים: מצורות העבודה ועד אזור הפיילוט
למנהלי משרד, אדריכלים, ממוני בטיחות ונציגי עובדים שמעצבים או מארגנים מחדש חלל פתוח. חמישה שלבים ששמים את השקט ראשון ואת השולחנות אחרונים, ומערבים את האנשים מהפגישה הראשונה ולא באכלוס.
מפו את צורות העבודה לפי צוותים, לא את מספר השולחנות
בקשו מכל צוות לתאר שבוע טיפוסי בשעות: עבודה בריכוז, טלפון ושיחות וידאו, עבודה משותפת מול מסך, תיאומים קצרים, קשר עם לקוחות. סכמו לפי אזורים, לא לפי מחלקות. המפה הזאת – לא המבנה הארגוני ולא המטרים – קובעת כמה עמדות ריכוז, שולחנות צוות, תאי טלפון וחדרים קטנים האופן ספייס צריך. תוכנית שמתחילה ממספר השולחנות מייעלת תפוסה; תוכנית שמתחילה מצורות העבודה מייעלת עבודה. ערבו את ממונה הבטיחות ונציגי העובדים כבר בפגישה הזאת: זה חוסך סבב מאוחר יותר והופך את הפתרון למשותף.
ציירו את האזורים לפי תנועה, קול ואור לפני שמישהו מצייר ריהוט
סמנו קודם את מקורות הרעש הקבועים: כניסה, מטבחון, מדפסות, דלתות חדרי ישיבות, מלתחה. אזורי הריכוז ממוקמים הכי רחוק מהם והכי קרוב לחזית, איפה שיש אור טבעי; אזורי העבודה המשותפת קרוב לאזורים המשותפים; המעברים עוברים כך שלאף עמדה אין תנועה מאחור. הכניסו חדרים קטנים סגורים – תאי טלפון, חדרים לשניים – כך שאף עמדה לא רחוקה יותר מעשרים צעדים מאחד מהם, וסמנו את הממ"ד כחדר שקט. הציבו את המסכים בניצב לחלונות ובחזית זכוכית תכננו הצללה לקיץ. השרטוט הזה הוא התכנון האמיתי של האופן ספייס; הריהוט הוא רק הביצוע שלו.
בנו את גבולות האזורים מארונות וממשטחים רכים
בחרו את הארונות כמחיצות: מדפים ולוקרים בגובה שהאזור דורש, עם גב בולע קול, ממוקמים בין המעבר לעמדה ובין אזורים. הניחו משטחים בולעי קול איפה שמדברים – בשולחנות הצוות, ליד הקפה, לאורך המעברים – ולא רק בתקרה מעל עמדות הריכוז, שם מדברים לעתים רחוקות. ריצוף בולע קול במעברים מרכך צעדים. דרשו מקדמי בליעה מתועדים לכל מה שנמכר כאקוסטי, ותנו עדיפות למשטחים הקרובים ביותר לפה ולא הרחוקים ביותר ממנו: פאנל אחד ליד שולחן הצוות שווה יותר משלושה בתקרה מעל עמדות שקטות.
תקננו את העמדה והפכו את השולחן המשותף לנסבל
קבעו תקן אחד לשולחן, כיסא, מסך, תחנת עגינה וטעינה, זהה בכל הקומה, כך שאף אחד לא מחפש עמדה טובה יותר והציוד מתוחזק כמערכת אחת. השולחן המתכוונן בגובה הוא נתון; הוציאו את התקציב על הכיסא שצריך להחזיק יום שלם ועל ניתוב כבלים שעולה ויורד עם השולחן. תנו לכל שכונה לוקרים אישיים ונקודת מפגש קטנה משלה, כך שהצוות מתאסף כשהוא במשרד והעמדות הריקות מתפזרות בימים השקטים. מערכת ההזמנות צריכה לעודד ישיבה ליד הקולגות, לא להפך.
בנו אזור פיילוט אחד ותנו למשתמשים להחליט על השאר
אבזרו אזור שלם אחד לצוות אחד לארבעה עד שישה שבועות: עמדות, ארונות, פאנלים, תא טלפון, שולחן צוות. מדדו אחר כך שני דברים: את השקט המורגש בסקר קצר ואנונימי, ואת השינויים בפועל שהצוות עשה – ארונות שהוזזו, כיסאות שנמשכו הצידה, תאים שאף אחד לא משתמש בהם. תקנו את התוכנית לפי התצפיות האלה לפני שמשכפלים אותה על כל הקומה. אזור פיילוט עולה פינה אחת של האופן ספייס; טעות שהועתקה על שלוש קומות עולה שיפוץ ושנה של חוסר שביעות רצון ששום יום כיף לא מפצה עליה.